留学生28時間ルールを守るシフト管理法と違反リスク

外国人採用を進める中で、特に留学生アルバイトのシフト管理は人事・採用担当者にとって大きな課題です。

留学生には「週28時間まで」という就労制限があり、掛け持ちや休暇期間の扱いを誤ると、知らぬ間に違反につながるリスクがあります。

違反が発覚すれば、本人だけでなく企業も罰則を受ける可能性があり、採用ブランドや信用にも大きな影響を与えかねません。

本記事では、28時間ルールを正しく理解し、外国人採用アルバイトにおける注意点を踏まえながら、実務に役立つシフト管理法を具体的に解説します。適切な管理体制を整えれば、法令遵守を徹底しつつ、優秀な外国人スタッフが安心して働ける環境をつくることができます。

正しい知識と管理方法を身につけることで、違反リスクを回避しながら、留学生アルバイトを企業の戦力として長期的に活かしていくことが可能です。こうした取り組みが安定した組織成長と国際的な職場づくりへとつながっていくので、ぜひ参考にしてみてください。

外国人採用の基本ルールと注意点

留学生をアルバイトとして採用する際に必ず押さえておくべきが「28時間ルール」です。

これは「資格外活動許可」を持つ留学生に対して、学期中の就労時間を週28時間以内と制限するものです。違反すると、留学生本人が在留資格を取り消されるだけでなく、雇用主である企業側も処罰対象となります。

ここで大切になるのは、週の計算方法です。どの曜日から計算しても、１週間で28時間以内におさめることが原則（曜日に関わらず連続する7日間を1週間とする）です。

給与計算の締め日やシフト表の開始日と混同すると、意図せずルール違反につながります。採用担当者は、採用前に在留カードや資格外活動許可証を必ず確認し、勤務条件を適切に把握しておきましょう。

【外国人採用アルバイト】シフト管理のポイント

シフト管理は、留学生アルバイト採用の最大の難所です。ここでは、シフト管理法として、具体的な対応策を紹介します。

掛け持ち勤務の確認と管理方法

留学生は複数のアルバイトを掛け持ちすることが一般的です。自社で「20時間程度なら問題ない」と判断しても、他社勤務を含めれば28時間を超えることがあります。

例えば、コンビニや居酒屋チェーンなどを掛け持ちしている留学生も多く、オーバーワークが起こりがちです。

2つの職場で週10〜12時間程度のシフトを組んでいた場合は、両方を合算すると30時間を超えるため、ルール違反となります。これは、留学生本人に勤務状況を確認せずシフトを組んだことも原因です。

採用時に「他社勤務の有無・勤務時間」を確認し、誓約書や勤務状況報告を提出してもらう体制を整えることがとても重要です。

週単位での起算日の徹底

28時間の上限は暦週（例：月曜〜日曜、水曜〜火曜）で計算します。給与計算期間やシフトサイクルとずれる場合があるため、留学生本人・雇用主側の双方で注意が必要です。

【週の数え方（例）】

週の区分	開始日（例）	終了日（例）	勤務可能時間
第1週	9/2（月）	9/8（日）	28時間以内
第2週	9/11（水）	9/17（火）	28時間以内

給与計算は月末締めであっても、勤怠管理は法律に則り暦週ベースで数えなくてはなりません。

例えば、月末に以下のようなペースで働いたとします。この場合、

• 8月の勤務合計：24時間
• 9月：7時間

ですから、一見問題ないように見えます。しかし、法律の暦週（8/26〜9/1）で見た場合は合計 31時間となり、違反です。

給与を月末で区切って管理していたせいで、法律上の制限である「1週間で28時間」を超えたことに気づけなかった、というケースです。

【月末締めの給与計算とシフト管理の基準の違い】

日付	勤務時間	給与の月末締め集計	勤怠：暦週（8/26〜9/1）の集計
8/28（水）	8時間	8月勤務＝24時間
8/30（金）	8時間
8/31（土）	8時間
9/1（日）	7時間	9月勤務＝7時間	合計31時間 → 28時間ルール違反 ⚠️

このように、給与計算とシフト管理の基準が異なることに気づかないと、違反するリスクが起こり得るでしょう。可能であれば勤怠管理システムを利用し、「暦週ごとに自動集計」できる仕組みを導入するのが望ましいです。

休憩時間の正しい扱い

労働基準法では休憩は労働時間に含まれません。しかし、打刻漏れやシステム設定ミスで「休憩も労働時間として計上」されると、見かけ上28時間を超えることがあります。

例えば、システム上「休憩」を打刻せずに退勤していた場合を考えてみましょう。週の労働時間が実際は26時間にもかかわらず、記録上は30時間となってしまいます。その結果、企業が調査を受ける事態になるケースも考えられます。

休憩の開始・終了を打刻させる仕組みを徹底し、シフト管理者も必ず確認しましょう。

シフト確定前のアラート設定

シフトを組む時点で「週28時間を超えそうな従業員」にアラートが出る仕組みを導入すると、超過リスクを未然に防げます。

例えば、エクセルなら条件付き書式、システムなら自動警告機能などを使って、シフト表に「超過の可能性あり」と自動で警告する仕組みにしてくとよいでしょう。とは言え、管理の全てを現場任せにせず、人事部門で最終チェックを行うのが理想です。

長期休暇(夏休み・冬休み・夏休み)の例外ルール

学則に基づく夏休み・冬休み・春休みといった休暇期間は、留学生も週40時間まで勤務可能です。

企業にとってはシフトを増やせる機会です。しかし、「休暇の定義は学校の学則で決まる」という点に注意が必要です。授業が少ない週やオンライン授業だけの週は、休暇扱いにはなりません。

例えば、「授業が終わったから夏休みに入っただろう」と考え、40時間シフトを組んだとしましょう。しかし、学校の正式な休暇開始日はその翌週で、学期中に28時間制限が適用されていた場合、意図せず違反が発生することになります。

休暇期間の定義は、学生本人ではなく学校の学則で決まります。必ず学年暦を確認し、従業員本人から休暇証明を提示してもらうのが安全です。

40時間勤務の扱いと注意点

休暇期間であっても、掛け持ち勤務を含め週40時間以内に収めなければなりません。例えば、自社で40時間勤務させても、他社で5時間勤務していれば45時間となり、違反です。

留学生本人が「数時間だから問題ない」と考えていると、企業側も気づくことができません。掛け持ち勤務する際のルールを、双方で共有しておく必要があるでしょう。

【学期中と長期休暇の制限の違い】

区分	学期中	長期休暇（夏休み・冬休み・春休み）
週の上限	28時間まで	40時間まで
週の計算方法	曜日に関わらず、連続する7日間を1週間とする	曜日に関わらず、連続する7日間を1週間とする
注意点	複数アルバイト合計で28時間以内	他社勤務を含めて40時間以内。授業が少ない週やオンライン授業は対象外

違反時の企業リスクと罰則

28時間ルールに違反すると、留学生本人は在留資格取消や退去強制となる可能性があります。企業側は「不法就労助長罪」に問われ、3年以下の懲役または300万円以下の罰金 を科されるリスクがあります。

また、法人としての罰則だけでなく、採用や管理に関わった経営者・管理職も責任を問われる可能性があります。

さらに、厚生労働省の「外国人雇用状況届出制度」で不適正事業者とみなされ、採用活動に制限がかかる場合もあります。違反は労務トラブルにとどまらず、企業の存続や信用に直結する重大な問題です。

留学生28時間ルールに関するよくある質問

ここでは、28時間ルールに関するよくある質問にお答えします。

Q1. 授業がオンラインのみの週でも28時間を超えて働けますか？

 → いいえ。学期中は授業の形態に関わらず28時間が上限です。

Q2. 夏休みの定義は誰が決めますか？

→ 学校の学則で定められた休暇期間のみです。学生本人の判断では認められません。

Q3. シフト超過が一度だけなら大丈夫ですか？

 → 一度でも違反は違反です。悪質性の有無によって処分は変わりますが、企業責任が問われる可能性があります。

Q4. 複数店舗でのシフトはどう管理すべきですか？

 → 本人申告だけでなく、グループ内では勤怠データを一元管理する体制を整えることが望ましいです。

Q5. 1日8時間シフトを入れてもいいですか？

→ 可能です。ただし週の合計が28時間（休暇中は40時間）を超えないことが前提です。

まとめ：留学生アルバイト採用で安心・安全なシフト管理を

外国人スタッフのアルバイト採用は、28時間ルールを正しく理解し、シフト管理を徹底することが肝心です。

違反すれば企業の信用が揺らぎ、採用力の低下にも直結します。掛け持ち勤務のチェック、休暇期間の確認まで含めたトータルなリスク管理が求められています。

シフト管理時の確認ポイントは以下です。

外国人スタッフは、企業にとって大きな戦力です。一方で、適切なシフト管理を怠ると法令違反や信用失墜のリスクを抱えることになります。正しい知識と仕組みを整えておけば、安心して採用を進められます。

今一度、自社の管理体制を振り返り、28時間ルールを確実に守れる仕組みづくりに着手してください。企業の信頼性を担保しながら、留学生スタッフが安心して力を発揮できる職場づくりにつながります。

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